Quel export demander à son expert-comptable pour analyser ses chiffres ?

Le fichier des écritures comptables (FEC) de l'exercice : il contient toutes les écritures, dans un format fixé par la réglementation, et s'ouvre dans un tableur.

Grand livre en PDF ou en Excel ?

En Excel ou en CSV si vous voulez filtrer et totaliser. Un PDF se lit, mais il se prête mal aux calculs.

Combien de temps garder ces documents ?

D'après service-public.fr, les livres et registres comptables, dont le grand livre, et les pièces justificatives se conservent 10 ans à partir de la clôture de l'exercice.

Exporter le grand livre en Excel, et les autres exports

Pour analyser vos chiffres, demandez un grand livre au format Excel ou CSV (tableur), pas en PDF : chaque écriture y devient une ligne qu'on peut filtrer et totaliser. Si votre logiciel ne propose que le PDF, ou si vous voulez un format identique quel que soit le logiciel, demandez le fichier des écritures comptables (FEC) : c'est un fichier texte de 18 colonnes, au format fixé par l'article A47 A-1 du livre des procédures fiscales, qui contient les mêmes écritures. Le nom exact du menu d'export change d'un logiciel à l'autre ; cherchez « grand livre », « export » ou « FEC » dans l'aide de votre logiciel, ou demandez le fichier à votre expert-comptable.

Quel export pour quelle question

Votre question	Export à demander	Format conseillé
Qui me doit de l'argent, depuis combien de temps ?	Balance âgée clients	Excel ou CSV
Que dois-je à mes fournisseurs ?	Balance âgée fournisseurs ou liste des factures d'achat non payées	Excel ou CSV
Combien par poste de dépense, par compte ?	Balance générale	Excel ou CSV
Quelles écritures composent un total ?	Grand livre	Excel ou CSV
Mon compte banque est-il juste ?	Grand livre du compte banque (512) et relevé bancaire	CSV
Comment évoluent mes ventes mois par mois ?	Grand livre des comptes de ventes, ou liste des factures	Excel ou CSV
Je veux tout, dans un format standard	FEC de l'exercice	Fichier texte (.txt)

Le grand livre, d'après service-public.fr, reprend les données du livre-journal classées par compte selon le plan comptable général (fiche vérifiée le 07/09/2026). La balance, d'après Legalstart, résume le grand livre : numéro de compte, libellé, débits, crédits, solde. Voir grand livre et balance.

Les colonnes à vérifier dans un export de grand livre

Un bon export de grand livre contient au minimum :

le numéro et le libellé du compte ;
la date de l'écriture ;
le code journal ;
la référence de la pièce (numéro de facture) ;
le libellé de l'écriture ;
le débit et le crédit ;
le lettrage, si votre comptabilité en tient un ;
le tiers (client ou fournisseur) pour les comptes de tiers.

C'est, à peu de chose près, la liste des champs du FEC : JournalCode, EcritureDate, CompteNum, CompteLib, CompAuxNum, CompAuxLib, PieceRef, EcritureLib, Debit, Credit, EcritureLet… Voir le format du FEC.

Évitez les exports « mis en page » : sous-totaux intercalés, en-têtes répétés à chaque page, numéro de compte écrit une seule fois en tête de bloc. Ils se lisent bien mais faussent les totaux d'un tableau croisé dynamique. Si c'est le seul format proposé, le FEC est plus simple à exploiter.

À propos du FEC

D'après l'article A47 A-1 :

le fichier s'appelle SirenFECAAAAMMJJ, où AAAAMMJJ est la date de clôture ;
les colonnes sont séparées par une tabulation ou le caractère « | » ;
la première ligne contient les noms des champs.

Les exemples du Bulletin officiel des finances publiques écrivent les dates en AAAAMMJJ et les montants avec une virgule décimale. Pour l'ouvrir correctement, voir ouvrir un FEC dans Excel ; Microsoft décrit l'import par Données > À partir d'un fichier texte/CSV.

Contrôler un export avant de l'utiliser

Période : premières et dernières dates conformes à ce que vous avez demandé.
Équilibre : total des débits = total des crédits sur un grand livre complet ou un FEC.
Concordance : le solde d'un compte dans l'export = le solde affiché par le logiciel pour la même date.
Comptes en texte : des numéros de compte qui perdent leurs zéros ont été lus comme des nombres.
Date de mise à jour : demandez jusqu'à quelle date la comptabilité est saisie. Un export de novembre peut ne contenir que les écritures jusqu'à fin septembre.

Confidentialité et conservation

Un grand livre ou un FEC contient les noms de vos clients et fournisseurs et tous vos montants. Avant de l'envoyer à un outil en ligne ou à un assistant IA, vérifiez ses conditions (réutilisation des données, hébergement), et ne transmettez que les comptes et la période utiles.

D'après service-public.fr (fiche vérifiée le 01/07/2024, consultée le 15/11/2026), les livres et registres comptables et les pièces justificatives se conservent 10 ans à compter de la clôture de l'exercice. Un export fait pour une analyse ne remplace pas cette conservation : gardez les originaux dans votre logiciel ou chez votre expert-comptable.