Analyser ses dépenses par poste à partir de sa compta

Pour savoir où part votre argent, partez de votre comptabilité plutôt que de vos relevés bancaires : chaque dépense y est déjà classée dans un compte de charges. Il suffit de regrouper ces comptes par poste, puis par fournisseur, et de comparer avec la même période de l'année précédente. Cette page porte sur les achats et les services extérieurs, c'est-à-dire les dépenses courantes de fonctionnement.

Les comptes à regarder

Le plan comptable général, établi par l'Autorité des normes comptables, range les charges dans la classe 6. D'après la fiche de Legalstart sur le plan comptable :

Les numéros plus longs précisent le poste, et leur libellé (colonne CompteLib du FEC) dit en clair de quoi il s'agit. Votre expert-comptable peut vous donner la liste exacte des comptes utilisés dans votre dossier.

Les données à réunir

Le plus simple : le fichier des écritures comptables (FEC) ou le grand livre de l'exercice en cours et de l'exercice précédent. Les colonnes utiles du FEC :

• CompteNum et CompteLib : le poste ;
• CompAuxLib ou EcritureLib : le fournisseur ou le libellé ;
• EcritureDate : le mois ;
• Debit et Credit : le montant (sur un compte de charges, le débit augmente la charge, le crédit la diminue, par exemple un avoir).

Si vous partez de votre logiciel, certains en font déjà une partie. Indy indique classer vos principales dépenses par catégorie dans un graphique ; Tiime indique catégoriser automatiquement vos transactions bancaires. Ce sont des catégories de l'outil, pas forcément celles de votre comptabilité.

La méthode, pas à pas

1. Filtrez les lignes dont CompteNum commence par 60, 61 ou 62.
2. Calculez une colonne Montant = Debit − Credit.
3. Regroupez par compte à deux chiffres, puis à trois chiffres (tableau croisé dynamique).
4. Comparez avec les mêmes mois de l'année précédente, pas avec l'année entière.
5. Descendez au fournisseur sur les postes qui augmentent le plus.

Exemple illustratif d'un résultat :

Ici, le poste 62 mérite d'être ouvert : quels fournisseurs, quels mois ?

Les questions à poser

• « Quels sont mes dix plus gros fournisseurs sur les comptes 60 à 62 cette année ? »
• « Quels postes ont le plus augmenté par rapport aux mêmes mois de l'an dernier ? »
• « Quels fournisseurs me facturent tous les mois ? Leur montant a-t-il changé ? » (abonnements)
• « Quelles dépenses de plus de 1 000 € ont été passées ce trimestre ? »
• « Quelle part de mes achats est concentrée sur un seul fournisseur ? »
• « Y a-t-il des mois sans écriture sur un poste habituellement mensuel ? » (facture oubliée ou non saisie)

Le service public, dans sa fiche sur le tableau de bord de gestion, rappelle l'intérêt d'analyser les écarts et leurs causes, puis de prendre des mesures correctrices, comme changer de fournisseur.

Vérifier la réponse

1. Le total de la classe 6 analysée doit correspondre à celui de votre balance pour les mêmes comptes et la même période.
2. Période comparable : une facture annuelle d'assurance passée en janvier une année et en mars l'année suivante crée un faux écart.
3. Écritures non encore passées : en cours d'exercice, certaines factures ne sont pas encore saisies. Demandez à votre expert-comptable jusqu'à quelle date la comptabilité est à jour.
4. Taxes : la banque montre des montants payés, taxes comprises ; demandez à votre expert-comptable comment la TVA est enregistrée dans votre dossier avant de rapprocher les deux.
5. Ouvrez la pièce derrière un écart surprenant avant d'en tirer une conclusion.

Pour mettre ces dépenses en face de vos ventes, voir l'évolution du chiffre d'affaires et la marge par client.